Organizace 2

 

 

 

 

 

 

 

 

 

LOGISTIKA S HONZOU FRANCEM

Logistika je disciplína, které se nevyhne pořádání žádného pochodu. Co vše se musí zařídit, abyste měli na pochodu požadovaný servis? Na to nám odpoví Honza Franc z Policejního klubu Příbram, který je jedním z pořadatelů Policejního pochodu Brdy.

 

 

 

 

 

Pro úvod, jak dlouho před samotným pochodem se začíná řešit logistika?

Určitě je to individuální, ale v našem případě v okamžiku uzavření registrací. Nelze to ale říci takhle konkrétně. My to máme takhle dané proto, že jsme zatím v obouo případech měli registrace naplněné opravdu rychle. Ale určitě nezačíná nikde déle, jak dva až tři měsíce před samotným pochodem, často i mnohem dříve.

 

Co si lze vlastně pod pojmem "logistika" v rámci pochodu představit?

Vlastně vše, co účastník na pochodu vidí nebo dostane. Medaile, odznáčky, trička, občerstvení, diplomy, dekrety, pochodové karty, mapy, různá značení či označení. Je toho opravdu spousta.

 

No tak tedy k jádru věci, co vše to obnáší?

V úvodu spousty počtů. Vše se musí spočítat tak, aby to sedělo. Nic nesmí chybět, nemůže se stát, že by někdo nedostal svou medaili či svačinu. To prostě neexistuje. To už je lepší, aby cokoli přebývalo, ale zase pro přebytky není takový prostor kvůli rozpočtu. Takže je opravdu třeba vše pořádně spočítat, i z finanční stránky, abychom zjistili, co vše si pro účastníky můžeme dovolit pořídit. Když se to vše spočítá, začne se objednávat, ale tomu samozřejmě předchází výběr dodavatelů jednotlivých věcí a jejich hodnocení dle kvality, pověsti a ceny. Postupně začnou věci "dorážet", což je také potřeba správně načasovat.

 

Aby nic nepřišlo pozdě?

Ale ani brzy. Například medaile a odznáčky mohou přijít s jakýmkoli předstihem. U triček už tolik ne, musí se nechat prostor pro to, kdy účastníci mění velikosti či barvy. Snažíme se všem vyjít maximálně vstříc. To samé pak platí u dekretů a diplomů. Pokud bych je nechal natisknout teď, spousty jich pak vyhodím z důvodů změn registrací či sem tam nějakého storna. Pokud bych je ale naopak objednal na poslední chvíli, nestihla by se kontrola a případná korektura. Největší problém ale je občerstvení. Například vody. Ty když přijdou dříve,nic se neděje, ale uskladněte někde třeba 1600 lahví vod. Na to bohužel zázemí nemáme. Ale na posledních chvíli je nechat přivézt také nemůžeme, protože to už máme další starosti. Největší problém jsou však, v našem případě, obložené housky :-D To je kapitola sama pro sebe. Necháme je "vyrábět" v místním lahůdkářství. Jenže co pak. Když je pochod v sobotu a my si je necháme dovézt s předstihem, nebudou čerstvé. V sobotu ráno nám je vydají nejdříve v 7 hodin, kdy už pochod začíná. Takže nám je dělají v pátek po obědě. Odpoledne si je vyzvedneme a odvezeme na místo startu, kde je musíme uložit nejlépe do lednice. Loni se nám podařilo nacpat 500 obložených housek do jedné velké lednice, co jsme měli k dispozici, ale letos jich bude 800 a to už ta lednice asi bude mít problém. Navíc v lednici je necháváme do poslední chvíle, aby je účastníci měli opravdu co nejčerstvější a v 06:00 h v den pochodu začíná závod v přemisťování a rozdělování. Člověk si řekne "housky", to přece nemůžebýt problém. Ale opak je pravdou, i u takovéhle maličkosti se dokážete zapotit.

 

Kolik toho všeho je?

Tak třeba pro letošní pochod aktuálně zařízuji přes 600 medailí, 800 odznáčků, přes 300 triček, 800 diplomů a dekretů, 800 pochodových karet,800 map, 800 reflexních pásek, nejméně 1600 lahví vody, 800 obložených housek, více jak 800 energy nápojů, 800 sušenek, 800 musli tyčinek, pásky na značení tras, bannery, přehledy, tašky, odpadkové pytle, vesty pro organizátory a mnoho dalších "drobností". To občerstvení navíc ještě není ve finálním stavu, aktuálně ho řešíme.

 

Máte zázemí, kde to vše uskladnit?

Kéžby :-D U všeho musíme řešit dopravu. Něco Vám dodavatelé sami dodají, něco si musíte vyzvednout. Něco se expeduje přímo do místa pochodu, něco nejprve k nám a až pak do místa pochodu. A "k nám" znamená "uložit kde se dá".

 

A na závěr tedy, kdy logistika u pochodu končí?

Když se zadaří, tak následující den po něm. Vše co na místě startu zbyde se musí samozřejmě odvézt. Hlavně odpadky. Když se se vším vypořádáme, je konečně čas si jít lehnout, protože dříve není moc šance :-)

 

Tolik asi k tomu, co vše je potřeba zařídit, abyste mohli přijít na pochod, dostat mapu, pochodovou kartu, odznáček a svačinu a na konci medaili či diplom. V příštím díle se můžete těšit na "plánování a značení tras".